บทท 1 การใช งาน Microsoft Excel 2007 เบ องต น

Transcription

1 บทท 1 การใช งาน Microsoft Excel 2007 เบ องต น ว ชา โปรแกรมประย กต ด านการเง นและบ ญช ( ) ดร. น ฐพงศ ส งเน ยม Credit : staff.cs.psu.ac.th/wararat/courses/ /lectureexcel2007.ppt

2 Microsoft Office excel2007 เป นโปรแกรมหน ง ท จ ดอย ในช ด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel ม ช อเส ยงในด าน การคานวณเก ยวก บต วเลข และการทา บ ญช ต าง ๆ การทางานของโปรแกรม ใช ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวต ง (columns) เป นหล ก ซ งเราเร ยกโปรแกรมในล กษณะน ว าเป น Spread Sheet. ใช ส าหร บการพ มพ ตาราง การพ มพ รายการส งของต าง ๆ ท ม การรวมเง น หร อต วเลข หร อม การคานวณอย างง าย บางคนใช โปรแกรมน เพ อ ว เคราะห แบบสอบถาม หาค าเฉล ย และค าสถ ต ต าง ๆ เป นต น

3 โปรแกรม Microsoft Excel 2007 กระดาษทาการ (Worksheet) กราฟ โปรแกรมท ใช สาหร บกรอก ข อความ ต วเลข และร ปภาพ ลงใน ช องตารางท เร ยกว า เว ร ก ช ส (Worksheet) ซ งม จานวนแถว และคอล มน มากมาย เหมาะก บงาน ทางด านการคานวณต างๆ หร อสร าง กราฟแสดงผล

4 ประโยชน ของ Microsoft Excel 1. สามารถคานวณข อม ลในตารางได อย างแม นยา 2. สามารถสร างกราฟแบบต างๆ ได 3. สามารถตกแต งตารางข อม ลด วยส ส น และร ปภาพ 4. สามารถเร ยงลาด บข อม ลตามต วอ กษรหร อต วเลขได 5. ม ระบบจ ดการข อม ลแบบอ ตโนม ต หลายอย าง 6. สามารถแปลงข อม ลเป นเว บเพจ 4

5 การเร ยกใช โปรแกรม Microsoft Excel 3. คล กท โปรแกรม Microsoft office 3. คล กท โปรแกรม Microsoft excel เล อกรายการ Programs 1. คล กป ม Start

6 ส วนประกอบของ Microsoft Excel 2007

7 แถบช อโปรแกรม (Title Bar) แสดงช อของโปรแกรม และช อของเอกสารท กาล งใช งานอย ถ าหากเป นเอกสารท ย งไม ได บ นท ก ช อของเอกสารจะเป น สม ดงาน1

8 แถบคาส ง (Menu Bar) เป นท รวบรวมคาส งการใช งานของโปรแกรม Microsoft Excel ท งหมด

9 แท บหน าแรก แท บแทรก

10 แท บเค าโครงหน ากระดาษ แท บส ตร

11 แท บข อม ล แท บตรวจทาน

12 แท บม มมอง

13 การสร างเอกสารใหม

14 ส วนประกอบของกระดาษทาการ (Worksheet) แถว (Row) ต วช ตาแหน งเซลล (Cell Pointer) คอล มน (Column) ป ายช อของกระดาษทาการ (sheet tab) เป นพ นท สาหร บการทางาน เปร ยบเสม อนก บกระดาษท ใช ค ดเลข คานวณ และกรอกข อม ล

15 คอล มน (Column) ค อ ช องข อม ลท เร ยงอย ใน แนวต ง ม ท งหมด 256 คอล มน แถว (Row) ค อ ช องข อม ลท เร ยงอย ใน แนวนอน ม ท งหมด 65,536 แถว ป ายช อของกระดาษทาการ (sheet tab) ใช แสดงช อของช ทท กาล งใช งานอย 15

16 การเล อนต วช ตาแหน งเซลล ต วช ตาแหน งเซลล เล อนตามท ศคร งละเซลล เล อนไปตาแหน ง A1 เล อนท ละหน าจอ พ มพ ตาแหน งในช องน แล วคล กป ม OK 16

17 การกาหนดช วงข อม ล (RANGE) ช วงข อม ลแนวนอน ช วงข อม ลแนวต ง 1. นาเมาส คล กในเซลล แรก 2. กดป มเมาส ค างไว แล วลากไป ท ศทางในการลากเมาส ตาแหน งเซลล ส ดท ายของช วง 17

18 การกาหนดช วงข อม ล (RANGE) คล กท ต วอ กษร เพ อเล อกท งคอมล มน คล กท ต วเลข เพ อเล อกท งแถว 18

19 ชน ดของข อม ล 1. ค าคงท (Constant) หมายถ ง ข อม ลท เราใส ลงในเซลล โดยตรง โดยอาจเป นต วเลข, ว น-เวลา, หร อข อความ โดยข อม ลน จะไม เปล ยนแปรค า เว นเส ยแต ว าเราได ทาการแก ไขเอง 2. ส ตรการคานวณ (Formula) หมายถ ง น พจน ท อาจเก ดจากค าคงท 19 ช อเซลล ฟ งก ช น หร อเคร องหมายคานวณมาประกอบก นเพ อให เก ดค าใหม ข อม ลชน ดน จะต องข นต นด วยเคร องหมาย = เสมอ และค าของผลล พธ จะแปรเปล ยนไปตามค าท เก ยวข อง

20 เต มข อม ลอ ตโนม ต การเต มข อม ลอ ตโนม ต หร อ Auto Fill เป นความสามารถพ เศษของ Microsoft Excel ในการป อนข อม ลท ม กจะใช บ อยๆ และเป นข อม ลท ต องเร ยงลาด บ เช น เด อน, ว น, พ.ศ., ต วเลข 1. ป อนข อม ลใน เซลล เร มต น 2. น าเมาส มาช ท จ ดเล กๆ ม มล าง ด านขวาของเซลล 3. ลากเมาส จะปรากฏ ข อม ลเต มอ ตโนม ต 20

21 เต มข อม ลอ ตโนม ต ว ธ ท 1. ถ าไม นาต วเลขไปคานวณ ให ใส เคร องหมาย เข ยวเด ยว ( ) นาหน าต วเลข ทำไหมต วเลข ถ งไม เพ มเป น 2, 3 ว ธ ท 2. พ มพ ต วเลขค าเร มต นในเซลล แรก และพ มพ ต วเลขค าท สองในเซลล ถ ดไป และทาแถบส คล มท งสองเซลล จากน นจ งทาการเต มข อม ล โดยลากเมาส จากจ ด Auto Fill 21

22 การแก ไขข อม ล กดป ม เพ อเข าส โหมดแก ไขข อม ล โหมดแก ไข ส งเกตจากบรรท ดน 22

23 การลบข อม ล 1. เล อกเซลล ท ต องการลบ 2. กดป ม เพ อลบข อม ล ม แถบส คล มล กษณะน ถ ากดป ม จะหายไปท งหมด 23

24 ส ตร (Formula) ส ตรใน Excel จะเข ยนในบรรท ดเด ยว เช น 2 4 จะเข ยนเป น 2^4 ม ลาด บความสาค ญของเคร องหมาย ไม สามารถใส ส ญล กษณ ทาง คณ ตศาสตร ท ๆ ซ บซ อนได เช น โดยเราจะใช ฟ งก ช น SQRT ข นต นด วยเคร องหมาย = 24

25 เคร องหมายในการคานวณ แบ งออกเป น 4 ประเภท ด งน 1. เคร องหมายทางคณ ตศาสตร 2. เคร องหมายในการเช อมข อความ 3. เคร องหมายในการเปร ยบเท ยบ 4. เคร องหมายในการอ างอ ง 25

26 1. เคร องหมายทางคณ ตศาสตร + บวก - ลบ * ค ณ / หาร % เปอร เซ นต ^ ยกกาล ง 26

27 ลาด บในการคานวณ 1. สมการท อย ในวงเล บ ( ) 2. เปอร เซ นต และยกกาล ง % ^ 3. ค ณและหาร * และ / 4. บวกและลบ + และ 5. เคร องหมายเปร ยบเท ยบ <,<=,>,>= 27

28 ต วอย าง จงแปลงน พจน ทางคณ ตศาสตร ให เป นส ตรใน โปรแกรม Microsoft Excel 1. b 2 ab 2 = (b ^ 2) / ((a * b) - 2) 2. 2x + 3y + 15 = 2 * x + 3 * y

29 2. เคร องหมายในการเช อมข อความ & เช อมข อความ ต วอย าง = Microsoft & A1 ถ า A1 เก บค า Excel จะได ผลล พธ เป น Microsoft Excel 29

30 3. เคร องหมายในการเปร ยบเท ยบ = เท าก บ <> ไม เท าก บ > มากกว า < น อยกว า >= มากกว าหร อเท าก บ <= น อยกว าหร อเท าก บ 30

31 4. เคร องหมายในการอ างอ ง แบ งออกเป น 3.1 : (colon) 3.2 เว นวรรค 3.3, (comma) 31

32 4.1 เคร องหมาย : (colon) บอกช วงของข อม ล เช น A1:A5 หมายถ ง เซลล A1, A2, A3, A4, A5 A1:B2 หมายถ ง เซลล A1, A2, B1, B2 32

33 ต วอย างท 1 การคานวณโดยใช เคร องหมาย : ผลล พธ ท ได 33

34 4.2 เคร องหมาย เว นวรรค เล อกเฉพาะข อม ลท ซ าก น (intersection) เช น A1:B2 B1:B3 A1:B2 หมายถ ง เซลล A1, A2, B1, B2 B1:B3 หมายถ ง เซลล B1, B2, B3 เล อกเฉพาะเซลล B1, B2 34

35 ต วอย างการคานวณโดยการเว นวรรค ผลล พธ ท ได 35

36 4.2 เคร องหมาย, (comma) เล อกข อม ลท งหมด (Union) เช น A1,B2 หมายถ ง เซลล A1 และ B2 A1:A3, B1:B3 หมายถ ง เซลล A1, A2,A3, B1,B2,B3 36

37 ต วอย าง การคานวณโดยใช เคร องหมาย, ผลล พธ ท ได 37

38 การคานวณใน Microsoft Excel 1. การคานวณโดยใช ส ตร (Formula) 2. การคานวณโดยใช ฟ งก ช น(Function) 38

39 การคานวณโดยใช ส ตร ส ตร เก ดจากการน าเคร องหมายทางคณ ตศาสตร ค าต วเลข ตาแหน งของเซลล ท เก บข อม ล มารวมก น แล วเก ดค าข นใหม โดยส ตรจะอย ในร ปสมการ เช น = 7+3 = A1+A2 39

40 การอ างอ งเซลล = A1+A2 1. การอ างอ งแบบส มพ นธ (Relative) 2. การอ างอ งแบบส มบ รณ (Absolute) 40

41 1. การอ างอ งแบบส มพ นธ เป นการใส ช อของเซลล ลงไปในส ตรเท าน น เช น = A1+A2 ในการค ดลอกและวางส ตร แบบส มพ นธ ไปไว ท เซลล อ นโปรแกรม จะแก ไขตาแหน งของเซลล ในส ตรให สอดคล อง ก บตาแหน งใหม ท จ ดวาง 41

42 ต วอย างการอ างอ งแบบส มพ นธ เม อ Copy แล ว Paste 42

43 2. การอ างอ งแบบส มบ รณ เป นการอ างอ งท ระบ ตาแหน งเซลล ไว ตายต ว เม อค ดลอก เซลล ท อ างอ งแบบส มบ รณ ไปวางท เซลล อ น โปรแกรมจะไม เปล ยนการอ างอ งตาแหน งเซลล สามารถอ างอ งได ท งแถวและคอล มน โดยพ มพ $ น าหน า 43

44 ร ปแบบการอ างอ งแบบส มบ รณ แบ งออกเป น 3 แบบด งน 1. การใส เคร องหมาย $ ท งหน าคอล มน และแถว เป นการล อคตาแหน งของเซลล ท งคอล มน และ แถวไม ว าจะค ดลอกส ตรไว ท เซลล ใด ส ตรก จะ ไม เปล ยนแปลงตาแหน งของเซลล เช น = $A$

45 การอ างอ งแบบส มบ รณ (ต อ) 2. การใส เคร องหมาย $ หน าคอล มน เป นการล อกตาแหน งของเซลล เฉพาะคอล มน ถ าค ดลอกส ตรไว ท เซลล อ น ตาแหน งของเซลล ท ถ กวางจะ เปล ยนเฉพาะค าแถว แต คอล มน จะคงเด ม เช น = $A

46 การอ างอ งแบบส มบ รณ (ต อ) 3. การใส เคร องหมาย $ หน าแถว เป นการล อคตาแหน งของเซลล เฉพาะแถว ถ าค ดลอกส ตรไว ท เซลล อ น ตาแหน งของเซลล ท ถ กวางจะ เปล ยนเฉพาะค าคอล มน แต แถวจะคงเด ม เช น = A$

47 ต วอย างการอ างอ งเซลล แบบสมบ รณ แบบท 1 = $A$1*10 แบบท 3 = B$1*10 B$1*10 แบบท 2 = $A1*10 47

48 การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน เล อก บ นท กแฟ มเป น

49 เล อก เคร องม อ เล อก ต วเล อกท วไป การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน

50 การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน รห สผ ำนเม อเป ด รห สผ ำนเม อแก ไข

51 การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน ระบบจะถามรห สผ าน ท ง 2 ช ด อ กคร ง เพ อ ความแน ใจ ใส รห สผ านให เหม อนเด ม

52 การบ นท กไฟล แบบใส รห สผ าน ต งช อไฟล งาน พร อมระบ ต าแหน งท เก บงาน